DE PARADOX BIJ PERFORMANT TEAMWERK: REGELS EN AFSPRAKEN ALS BASIS VOOR ZELFSTURING

Binnen Kheiron en Van Kelst & Co kregen we de laatste jaren veel vragen rond zelfsturende teams. Als we rond dit thema werken, hebben we het altijd over regels, normen en waarden. Is dat geen tegenstelling? Sluiten zelfsturende teams niet net regels uit? Niets is minder waar.

‘Respect voor het individu’ is niet hetzelfde als ‘iedereen doet zijn zin’

In vele zelfsturende teams staat ‘respect voor het individu’ centraal. Dit wordt dan in een aantal gevallen vertaald als: ‘Als mensen hun redenen hebben, is het ok om niet op de teamvergadering te zijn of met andere dingen bezig te zijn.’ Of ‘We laten ieder in zijn eigen aard: als iemand niet wil praten is dat ok, als mensen veel praten is dat ok’. Deze normen brengen een aantal valkuilen met zich mee die een gigantische negatieve impact hebben op het functioneren van het team en de geleverde output.

Het is wezenlijk om bij performant en zelfsturend teamwerk het verschil te maken tussen destructieve teamnormen en performante teamnormen.

De duiventil

In veel teams waar ik kom, zie ik een ‘va et vient’ en een grote afwezigheidratio wegens dubbele boekingen of andere prioriteiten. Elk individu bepaalt zelf het belang van de teambijeenkomst. En bepaalt zelf of hij/zij er bij is of niet.

  • Performante regel n° 1: respect voor het individu = iedereen is van begin tot einde aanwezig op de teamvergadering of op dat stuk waar zijn input/aanwezigheid relevant is. Afwezigheid kan nooit als regel. Afwezigheid kan enkel en alleen als het teamlid dit helder kan beargumenteren.

Divided attention

We zijn hier, maar we zijn ook daar. We doen 2 zaken tegelijk en blijven geconnecteerd met de buitenwereld via mail, sms, telefoon, sociale media. Elk teamlid maakt voor zichzelf uit hoe belangrijk de connectie naar buiten is.

  • Performante regel n°2: respect voor het individu = 100 % met je aandacht bij de teammeeting zijn. Liever een kortere meeting, maar dan met 100 % aandacht van iedereen. Teamleden zetten alle connecties met de buitenwereld uit. Smartphones gaan in een bakje.

Wie het luidst roept… / stille waters, diepe gronden

Tijdens de meeting praat iedereen door elkaar, we praten te veel of te lang. Of enkelen zwijgen en zeggen een uur niets, sommige anderen spreken veel en wegen door. Na de teambijeenkomst komen nog wezenlijke dingen naar voren.

  • Performante regel n°3: respect voor het individu = iedereen spreekt. Zich niet uitspreken kan niet. Iedereen uit zijn mening. De input van elk teamlid bepaalt de kwaliteit en gedragenheid van een teamactie of besluit. Het team gebruikt methodieken om ervoor te zorgen dat iedereen aan beurt komt, om spreektijd te geven die gelijk verdeeld is.

Zo kunnen we nog wel even doorgaan, er zijn nog veel andere regels. Aan de andere kant denk ik dat de drie voorgaande universele en tegelijk zeer krachtige ‘quick wins’ zijn.

Als teams er niet in slagen deze eenvoudige ‘best practices’ te volgen, als zelfsturing betekent dat we teams aan hun lot overlaten, zonder inzicht in hoe een groep groepsdynamisch functioneert en de daaruit voortvloeiende inzichten en houvasten, dan hoeven we er volgens mij niet aan te beginnen.